Case Study · Hausverwaltung · Frankfurt

Vom PDF-Chaos zum Self-Service-Portal.

Seit 1929 verwaltet Blum Immobilien in Frankfurt — ein Traditionsbetrieb mit klassischem Problem: Prozesse verteilt zwischen Excel, Papier und PDF. Wir haben eine komplette digitale Struktur aufgebaut: neue Website mit 26 Seiten und ein rollenbasiertes Kundenportal für Eigentümer, Mieter, Hausmeister, Firmen und das Blum-Team.

Vier Phasen — von der Ausgangslage bis zur Demo-ready Plattform

1.

Ausgangslage analysieren: Was läuft heute analog?

Workshop mit dem Blum-Team: Welche Prozesse laufen über Excel/Papier, wo entstehen Routine-Anrufe, welche Daten liegen in welchen Systemen. Ergebnis: klare Abgrenzung des Leistungsportfolios — inkl. der bewussten Entscheidung gegen WEG-Verwaltung.

2.

Website mit 26 Seiten: Sichtbar für neue Generation

Home, sechs Leistungsseiten (Miet, SEV, Gewerbe, Facility, Hausmeister, Renovierung), fünf Ratgeber-Artikel, Team, Historie seit 1929, Kontakt, Rechtstexte. SEO-optimiert, mobil perfekt, über CMS pflegbar.

3.

„Mein Blum"-Portal: Fünf Rollen, ein System

Rollenbasiertes Portal: Eigentümer sehen Abrechnungen, Mieter ihre Nebenkosten, Hausmeister ihre Tickets, Firmenkunden ihre Projekte, das Blum-Team führt alles zusammen. Jede Rolle eigene Ansicht, eigene Rechte.

4.

DSGVO-Freigabe & Go-Live-Vorbereitung

Auftragsverarbeitungsverträge, TOMs, Consent-Management, Datenschutz-Dokumentation. Finale Freigabe durch externen Datenschutzbeauftragten. Alle Features Demo-ready, Migration aus Karthago vorbereitet.

Ein Traditionsbetrieb kann modern werden — ohne seine DNA zu verlieren

wenn Technik und Prozess zusammen gedacht werden.

Website, Portal und Team-Workflow
haben bei Blum von Tag 1 zusammengespielt

Blum wollte digitaler werden, ohne das bestehende Team zu
überfordern. Self-Service da, wo er sinnvoll ist — persönlich, wo Persönlichkeit zählt.

Eigentümer · Mieter · Hausmeister · Firma · Team

Weniger Routine-Anrufe.
Mehr Zeit für echte Beratung.

Wir wollten digitaler werden, ohne uns selbst zu verlieren. Heute sehen unsere Eigentümer ihre Abrechnungen im Portal, Mieter ihre Nebenkosten, Hausmeister ihre Tickets — und wir haben endlich wieder Zeit für die Gespräche, die wirklich wichtig sind. Ein fester Ansprechpartner, alles aus einer Hand.
Betina H. · Geschäftsführung Hausverwaltung Blum
hausverwaltung-blum.de

Das Blum-Projekt
in Zahlen

Zwei Welten — Website und Portal — auf derselben Tech-Basis, aus einer Hand entwickelt und gewartet.

Was am Ende live gegangen ist

26 Seiten Website
Go-Live-ready migriert
5 Rollen im Portal
alle Features Demo-ready
~60 Files Portal-Code
Next.js & Supabase
100 % DSGVO-konform
inkl. AVV, TOMs & DSB
mein-blum.vercel.app / admin-uebersicht
Portal-Übersicht · mein-blum.vercel.app
Eigentümer, Mieter, Hausmeister, Firmen & Team · Demo-Stand Q1 2026
Q1 2026
Aktive Rollen
5
▲ alle live
Einheiten verwaltet
1.240
▲ +86
Offene Tickets
12
▼ von 47
Abrechnungen Q1
428
▲ digital
Self-Service-Quote
68 %
▲ +41
DSGVO-Status
OK
▲ DSB-Freigabe
Eigentümer 186 ▲ aktiv
Mieter 842 ▲ eingeladen
Hausmeister 8 ▲ live
Firmenkunden 24 ▲ B2B
Tickets gelöst 312 ▲ Q1
Ø Antwortzeit 4,2 h ▼ von 28
Portal-Module · Status & Nutzung 7 von 12 Modulen
Modul Rolle Nutzer Aktionen/Mo Status
Abrechnungen einsehen Eig. 186 412 ▲ live
Nebenkostenabrechnung Mie. 842 1.024 ▲ live
Ticket-System Hm. 8 312 ▲ live
Dokumenten-Archiv Eig. 186 248 ▲ live
Projekt-Tracker B2B Fi. 24 96 ▲ live
Schaden-Meldung Mie. 842 187 ▲ live
Wartungsprotokolle Eig. 186 142 ▲ live
Rollen & Rechte 5 live
Eigentümer 186 ▲ aktiv
Mieter 842 ▲ aktiv
Hausmeister 8 ▲ aktiv
Firma (B2B) 24 ▲ aktiv
Go-Live-Vorbereitung 3 offen
Auth-Produktion Clerk/Supabase Eval.
DB-Import Karthago → SB Ready
Domain-Migration DNS + SSL Geplant
DSB-Abschluss AVV + TOMs Freigegeben
Team-Training 4 Sessions Geplant
Ein rollenbasiertes Portal, das jedem Nutzer genau das zeigt, was für ihn relevant ist — und dem Team den Überblick zurückgibt.

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Blum ist seit 1929 am Markt — das sollte nicht hinter Tech-Optik verschwinden. Historie, Team und persönliche Handschrift bleiben sichtbar, während das Digitale dahinter sauber aufgeräumt ist.

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Was Sie vielleicht noch wissen wollen.

Ist das Blum-Portal eine Standard-Software oder eine Eigenentwicklung?
Eine maßgeschneiderte Eigenentwicklung auf modernem Stack (Next.js, Supabase, Vercel). Gängige Hausverwaltungs-Software wie Karthago oder Domus deckt Buchhaltung und Abrechnung sehr gut ab — aber das Front-End für Eigentümer und Mieter ist meist eine Schwachstelle. Das Portal ergänzt das bestehende System, ersetzt es aber bewusst nicht.
Wie lange hat das Projekt gedauert?
Von Kick-off bis zur Demo-ready Plattform rund fünf Monate: Phase 1 (Audit & Strategie) 3 Wochen, Phase 2 (Website-Build, 26 Seiten) ca. 6 Wochen parallel zu Phase 3 (Portal-Entwicklung mit 5 Rollen) ca. 10 Wochen, Phase 4 (DSGVO-Prüfung, DSB-Freigabe, Go-Live-Vorbereitung) 2 – 3 Wochen. Website und Portal liefen parallel — das war der Schlüssel.
Warum wurde die WEG-Verwaltung bewusst ausgeschlossen?
Strategische Entscheidung von Blum: WEG-Verwaltung ist rechtlich, organisatorisch und kommunikativ ein eigenes Feld mit hohem Streitpotenzial. Blum konzentriert sich bewusst auf Miet-, SEV- und Gewerbe-Verwaltung sowie Facility-/Hausmeister-Leistungen. Die Website kommuniziert diese Abgrenzung klar — das spart allen Beteiligten Zeit und setzt realistische Erwartungen.
Wer betreut Website und Portal nach dem Go-Live?
Amplify Digital bleibt technischer Ansprechpartner im Rahmen eines schlanken Retainer-Vertrags: Hosting, Sicherheits-Updates, kleinere Weiterentwicklungen, Support bei Fragen. Das Blum-Team kann Inhalte (Website-Texte, Ratgeber, Team-Seiten, Bilder) jederzeit selbst pflegen. Kein Vendor-Lock-In — Code, DNS-Zugang und Daten liegen bei Blum.
Lässt sich das Portal auf andere Hausverwaltungen übertragen?
Das Grund-Konzept (Rollen-System, Abrechnungs-Einsicht, Ticket-Flow, Dokumenten-Archiv) ist übertragbar — die individuellen Prozesse und die Anbindung an das bestehende Verwaltungs-System sind immer projektspezifisch. Wer eine ähnliche Lösung für die eigene Hausverwaltung sucht: wir beraten gerne in einem Erstgespräch, was davon für Sie wirtschaftlich sinnvoll wäre.
Wie wurde der Datenschutz für das Portal abgesichert?
Ein externer Datenschutzbeauftragter war vom ersten Tag an eingebunden. Er hat Datenfluss, Rechtegrundlagen, technische Maßnahmen (Verschlüsselung, Backups, Löschkonzept) und die vertraglichen Grundlagen (AVV mit Hosting, AVV mit Amplify, TOMs) geprüft und finale Freigabe erteilt. Die Dokumentation liegt bei Blum und wird jährlich überprüft.